Mengontrol ukuran mailbox

Ada beberapa cara yang dapat Anda gunakan untuk mengontrol ukuran kotak surat.

Kuota kotak masuk

Setting ini untuk membatasi berapa ukuran total email yang belum dibaca yang dapat bertengger/disimpan di Inbox email.

Untuk melakukan setting ini caranya, login ke control panel lalu klik Kelola Email. Lalu pilih domain/subdomain yang ingin Anda manage (misalnya example.com). Lalu pilih salah satu akun POP, mis: steven@example.com. Lalu klik Sunting. Lalu silakan set “Kuota Kotak Masuk” dan klik Perbarui.

Catatan: email yang sudah dibaca tidak lagi akan terhitung dalam perhitungan kuota ini. Lihat tanya jawab di bawah.

Penghapus (pembersih email) otomatis

Setting ini untuk membatasi berapa hari sebelum sebuah email dihapus otomatis.

Ada beberapa setting penghapus otomatis yang dapat diterapkan, yaitu:

  • Email baru (belum dibaca) di kotak masuk. Disarankan jika ingin mengeset penghapus otomatis untuk email-email ini, disetlah agak lama, misalnya 3 bulan atau lebih. Karena jika ada email masuk dan si pengguna belum sempat membacanya, maka dapat otomatis hilang/terhapus sehingga akibatnya si pengirim dapat bingung emailnya dibaca atau tidak, berhubung tidak ada bounce/mentalan email. Hati-hati menggunakan setting ini.
  • Email lama (sudah dibaca) di kotak masuk, yaitu pada email di Inbox yang telah dilihat, baik lewat IMAP/webmail/POP.
  • Email terkirim, yaitu pada email di folder Sent. Setiap kita mengirim email lewat webmail, kopinya akan tersimpan di folder Sent. Jika Anda sering mengirim email berukuran besar, dapat mengeset penghapus otomatis untuk yang ini lebih pendek, misalnya katakanlah 1 minggu. Atau bisa juga untuk secara manual sering-sering menghapus isi folder Sent.
  • Email sampah, yaitu pada Inbox di Trash (yang sudah dihapus lewat webmail).

Untuk melakukan setting-setting ini caranya, login ke control panel lalu klik Kelola Email. Lalu pilih domain/subdomain yang ingin Anda kelola (misalnya example.com). Lalu pilih salah satu akun POP, mis: steven@example.com. Lalu klik Sunting. Set-lah setting-setting penghapus email otomatis lalu tekan Perbarui.

Batasi email masuk

Setting ini untuk membatasi berapa ukuran sebuah email (a single email) yang dapat masuk ke akun email. Tujuannya selain untuk membantu mengontrol ukuran mailbox juga dapat juga untuk proteksi, misalnya jika Anda berada di koneksi Internet yang lambat sehingga untuk menarik email lewat POP atau membuka email lewat webmail dibutuhkan waktu yang lama.

Untuk melakukan setting ini caranya, login ke control panel lalu klik Kelola Email. Lalu pilih domain/subdomain yang ingin Anda kelola (misalnya example.com). Lalu pilih salah satu akun POP, mis: steven@example.com. Lalu klik Sunting. Lalu silakan set “Ukuran maksimum email masuk” dan klik Perbarui.

Tanya jawab

Saya sudah mengeset kuota, tapi kok tetap ukurannya tembus/lebih besar?

Karena masalah implementasi software yang digunakan (vmailmgr), maka quota email baru dapat diterapkan pada email baru di Inbox yang belum dibaca (baik lewat POP maupun lewat webmail). Misalnya akun mailbox steven@example.com dikirimi 10 email masing-masing berukuran 100KB. Maka total ukuran email baru di Inbox yang belum dibaca adalah sekitar 1MB. Jika setting Ukuran maksimum email masuk adalah sekitar 1MB juga, maka jika ada lagi email baru yang ingin masuk maka akan ditolak.

Tapi, jika sebelum ada email baru lagi masuk, si pengguna (steven@example.com) menarik emailnya lewat POP (meskipun tanpa menghapus email), atau membaca emailnya lewat webmail atau klien IMAP, maka email-email yang sebelumnya ada di Inbox jadi berstatus sudah dibaca dan tidak dihitung lagi dalam perhitungan Ukuran maksimum email masuk.

Sehingga jika ada email masuk maka masih bisa (hingga total 1MB lagi), dikarenakan email masuk baru menjadi kosong.

(Penjelasan teknis: kuota diterapkan pada subdirektori new/ pada Maildir oleh program vmailmgr yaitu vcheckquota. Jika email dibaca lewat POP atau IMAP maka akan dipindahkan ke cur/).

Dengan demikian, ukuran total sebuah mailbox dapat menjadi lebih besar daripada 1MB dikarenakan ukuran total sebuah mailbox adalah gabungan dari email di kotak masuk yang belum dibaca (new/) + email di kotak masuk yang sudah dibaca (cur/) + email di folder email lain.

Untuk itu Anda dapat menggunakan cara-cara lain untuk mengontrol ukuran total sebuah mailbox, yaitu seperti yang dijelaskan di awal artikel.

Semoga maklum dan jelas. Jika ada perubahan implementasi sistem email, maka artikel ini akan diperbarui untuk memberikan penjelasan sistem kuota yang baru.

Resita has written 705 articles